Manual do MP Virtual

1. Descrição

O MP Virtual é um sistema que permite a gestão de processos extrajudiciais e judiciais do MP, permitindo maior controle, agilidade e economia de papel.

O sistema permite:

- Virtualizar todo o conteúdo do processo, dessa forma apoiando a preservação do meio ambiente.

- Cadastrar os prazos de processos extrajudiciais e de documentos aguardando retorno, permitindo maior controle dos processos.

- Exportar dados para o RAF permitindo o envio da produtividade dos membros para Corregedoria.

Esse sistema faz parte do pacote de softwares trazidos do MPPB através de convênio e adaptados pela DTIC ao MPAM.

Fazem parte da solução outros dois softwares:

- Diário: Sistema para publicação de atos e portarias da instituição influindo diretamente do controle de acesso das lotações do MP Virtual.

- GEP: Sistema de gestão de pessoas com a ficha funcional do servidor alimentada automaticamente pelo atos publicados no Diário.

2. Visão Geral

Ao realizar login no MP Virtual é apresentado por padrão as funcionalidades do menu “Início” que, dependendo do perfil de acesso, dão acesso a caixa de entrada e outros recursos. Veremos abaixo cada recurso disponibilizado pelo sistema a partir do menu Início.

2.1 Caixas

a) Caixa de entrada

Para entender complemente o funcionamento da caixa de entrada, é necessário entender os conceitos de “conclusos” e “secretaria”:

- Conclusos: São aqueles processos que foram enviados para um membro ou servidor atuar. Dessa forma, esse membro/servidor irá somente visualizar na sua caixa de entrada aqueles processos conclusos para ele.

- Secretaria: O sistema trata cada órgão da instituição como tendo uma Secretaria/Cartório. Um ou mais usuários do setor, fazendo uso de uma permissão especial de Secretaria/Cartório, conseguem ver em sua caixa de entrada os processos que entram no setor e que não estão conclusos para ninguém, como também os processos conclusos para eles.

Dessa forma, dentro da promotoria, os processos podem está na caixa de entrada da Secretaria ou então conclusos para algum membro/servidor e portanto, visíveis em suas respectivas caixa de entrada.

Mesmo que o usuário não tenham permissão de Secretaria/Cartório, é possível visualizar os processos que estão na caixa de entrada da Secretaria indo no filtro “Secretaria”. O mesmo ocorre para os processos conclusos, é possível verificar processos conclusos para cada usuário indo na seção “Conclusos”.

A caixa de entrada deve conter somente os processos que o membro/servidor está pendente para atuar. Se determinado processo está parado aguardando retorno da resposta de um documento com prazo, se ele voltou para o Tribunal de Justiça ou está arquivado, eles saem da caixa de entrada para outros locais, como veremos a seguir.

b) Em espera

Em espera contém todos os processos nos quais foram manualmente configurados prazos.

A maioria dos prazos, quando cadastros nos processos, movem os mesmos da caixa de entrada para essa caixa em espera.

Quando o prazo vence, o sistema move automaticamente o processo de volta para a caixa de entrada e indica ao usuário que o prazo venceu para que o mesmo possa atuar.

c) Saída

Caso o usuário não tenha permissão de Secretaria/Cartório, a caixa de saída exibe aqueles processos que foram conclusos para o usuário, porém foram devolvidos para Secretaria, conclusos a terceiros ou enviados para outro setor.

Caso o usuário tenha permissão de Secretaria/Cartório, a caixa de saída exibe aqueles processos que entraram no setor ou foram conclusos para o usuário, porém foram conclusos a terceiros ou enviados para outro setor.

d) Órgão externo

Exibe os processos enviados para o Tribunal de Justiça, Delegacia ou outro órgão externo e estão aguardado resposta. Isso é feito através da funcionalidade “Enviar para Órgão Externo” que veremos mais adiante.

e) Arquivados

Exibe os processos com arquivamento definitivo realizado através da funcionalidade Arquivar (sem cota), ou seja, aqueles processos cujas partes já foram notificadas do arquivamento não havendo mais recursos possíveis e com arquivamento homologado pelo CSMP, se aplicável.

O processo não poderá mais ser movimentado, porém é possível o desarquivamento.

Antes de arquivar em definitivo, não esquecer de movimentar o processo com os movimentos adequados. Exemplo:

“Procedimentos arquivado integralmente/parcialmente...”.

f) Lixeira

Processos excluídos

2.2 Filtros

a) Secretaria

Processos que estão setor e que não estão conclusos para ninguém.

Nesse local, esses processos da Secretaria podem serem consultados por terceiros, porém somente quem têm permissão de Secretaria/Cartório, consegue movimentar esses processos.

b) Prazos

Permite consultar todos os prazos dos processos do setor.

c) Distribuídos para mim

Processos distribuídos para o usuário.

d) Meus Processos

Processos em que usuário foi incluído como parte interessada.

Usado somente para processos administrativos como requerimentos de férias, nos quais o usuário que fez o cadastro do processo é automaticamente cadastrado como parte interessada.

2.3 Outros

a) Minutas Pendentes

Permite visualizar as minutas dos processos do setor.

2.4 Conclusos

Processos que foram enviados para um membro ou servidor atuar.

Nesse local, esses processos conclusos podem serem consultados por terceiros, porém somente o membro ou servidor com esses processos conclusos para si, poderão movimentá-los.

De acordo suas permissões, entretanto, é possível um usuário regatar um processo concluso para terceiros, movendo-o para secretaria ou para si próprio.

3. Procedimentos Gerais

3.1 Distribuição

a) Descrição

A distribuição é uma funcionalidade crítica do sistema, pois é através dela que o sistema reconhece qual membro é responsável pelos atos realizados nos processos e permite a correta geração dos relatórios de atividade funcionais (RAF).

Quando os Centros de Apoio Operacional (CAOs) estiverem usando o MP Virtual, a distribuição será por sorteio e realizada nesses centros, logo o processo já chegará na promotoria com o membro responsável especificado através da distribuição.

Enquanto os CAOs não usam o MP Virtual, é necessário que a própria promotoria faça a distribuição manual do processo.

Caso o membro seja afastado, deve ser realizada nova distribuição manual para o membro substituto para que os atos subsequentes constem para a produtividade do membro substituto, caso contrário, a produtividade continuará sendo registrada para o membro afastado.

b) Como fazer?

Ao cadastrar um processo:

No menu “Início”, seção “Novo”, selecionar o tipo do processo a ser cadastrado. Além da classe e assunto do processo, o sistema oferece a opção de distribuição manual. Essa opção deve ser marcada e selecionado o membro que está atuando no processo.

A partir da caixa de entrada

Mesmo após o cadastro é possível realizar a distribuição manual, a partir da caixa de entrada, selecionando no menu de operações a opção “Distribuição manual”.

Dentro do processo

Essa operação também está disponível no mesmo menu dentro do processo.

3.2 Cadastro de Atendimentos

a) Descrição

Os atendimentos realizados na promotoria são tratados no MP Virtual através do cadastro e movimentação de processos extrajudiciais do tipo Notícia de Fato. Como isso é possível que esses movimentos sejam computados para fazer parte da produtividade do membro e exportados para geração do RAF.

b) Procedimentos recomendados

Primeiro atendimento

1. No primeiro atendimento para determinada parte, o servidor deverá realizar o cadastro da Notícia de Fato com:

- Assunto e distribuição manual para o membro que estiver atuando no processo; e

- Cadastro das partes (se aplicável, especificar sigilo de cada parte);

- Emissão do documento “Resumo dos Fatos” descrevendo o ocorrido;

Se o membro for dar continuidade ao atendimento:

- Salvar e encaminhar o processo para o membro. O membro poderá revisar ou complementar o Resumo dos Fatos e assinar a peça.

Se membro não for dar continuidade ao atendimento:

- Salvar e assinar direto.

2. Se aplicável, decretar sigilo do processo;

3. Geração do movimento “Atendimento” com geração de um documento (ex. Certidão do Atendimento);

4. Emissão de ofícios, despachos e outros documentos cabíveis;

5. Emissão de prazos para os processos;

Atendimentos posteriores

1. Emissão do movimento “Atendimento” com geração de um documento (ex. Certidão do Atendimento);

2. Emissão de ofícios, despachos e outros documentos cabíveis;

3. Emissão de prazos para os processos;

3.3 Cadastro de Processos Judiciais (puros, não convertidos a partir do extrajudiciais)

a) Descrição

Para geração do RAF e outros relatórios, se faz necessário o cadastro básico da capa dos processos judicias puros (originários do judiciário, não convertidos a partir do extrajudiciais).

b) Procedimentos recomendados

O fluxo sugerido aqui é para promotorias ou procuradorias aonde estão alocados, além do membro, um Agente de Apoio e um Agente Técnico – Jurídico, podendo ser adaptado na ausência de algum desses profissionais.

Agente de Apoio

Na chegada de novos processos na fila da promotoria no SAJ/Projudi, caso já não existam no MP Virtual, realizar o cadastro dos processos com:

- Número, classe, assunto e distribuição manual para o membro que estiver atuando no processo; e

- Cadastrar as partes (se aplicável, especificar sigilo de cada parte) e gerar o movimento de entrada de carga.

- Fazer conclusão dos processos para o Agente Técnico – Jurídico;

Caso o processo já exista no MP Virtual:

- Gerar o movimento de entrada de carga.

- Fazer conclusão dos processos para o Agente Técnico – Jurídico;

Agente Técnico -Jurídico

1. Elaborar minutas das peças de cada processo no MP Virtual; e

2. Fazer conclusão dos processos para o membro.

Membro

1. Se aplicável, decretar sigilo do processo;

2. Revisar, assinar e movimentar as minutas pendentes;

3. Fazer conclusão dos processos para o Agente Técnico – Jurídico;

Agente Técnico -Jurídico

1. Exportar as peças para os respectivos processos no SAJ;

2. Chamar o membro para assinatura em lote e liberação nos autos das peças de todos os processos no SAJ/projudi;

3. No SAJ/projudi, mover os processos para secretaria da vara; e

4. Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio.

Agente de Apoio

1. Enviar os processos para órgão externo (do TJAM) de forma a gerar o movimento de baixa de carga.