Manual do MP Virtual

Descrição

O MP Virtual é um sistema que permite a gestão de processos extrajudiciais e judiciais do MP, permitindo maior controle, agilidade e economia de papel.

O sistema permite:

• Virtualizar todo o conteúdo do processo, dessa forma apoiando a preservação do meio ambiente.
• Cadastrar os prazos de processos extrajudiciais e de documentos aguardando retorno, permitindo maior controle dos processos.
• Exportar dados para o RAF permitindo o envio da produtividade dos membros para Corregedoria.

Esse sistema faz parte do pacote de softwares trazidos do MPPB através de convênio e adaptados pela DTIC ao MPAM.

Fazem parte da solução outros dois softwares:

• Diário: Sistema para publicação de atos e portarias da instituição influindo diretamente do controle de acesso das lotações do MP Virtual.
• GEP: Sistema de gestão de pessoas com a ficha funcional do servidor alimentada automaticamente pelo atos publicados no Diário.

Visão Geral

Ao realizar login no MP Virtual é apresentado por padrão as funcionalidades do menu “Início” que, dependendo do perfil de acesso, dão acesso a caixa de entrada e outros recursos.

Veremos abaixo cada recurso disponibilizado pelo sistema a partir da tela inicial (menu Início).

Caixas, filtros e outros

Caixa de entrada

Para entender complemente o funcionamento da caixa de entrada, é necessário entender os conceitos de “conclusos” e “secretaria”:

• Conclusos: São aqueles processos que foram enviados para um membro ou servidor atuar. Dessa forma, esse membro/servidor irá somente visualizar na sua caixa de entrada aqueles processos conclusos para ele.
• Secretaria: O sistema trata cada órgão da instituição como tendo uma Secretaria/Cartório. Um ou mais usuários do setor, fazendo uso de uma permissão especial de Secretaria/Cartório, conseguem ver em sua caixa de entrada os processos que entram no setor e que não estão conclusos para ninguém, como também os processos conclusos para eles.

Dessa forma, dentro da promotoria, os processos podem estar na caixa de entrada da Secretaria ou então conclusos para algum membro/servidor e, portanto, visíveis em suas respectivas caixa de entrada.

Mesmo que o usuário não tenham permissão de Secretaria/Cartório, é possível visualizar os processos que estão na caixa de entrada da Secretaria indo no filtro “Secretaria”. O mesmo ocorre para os processos conclusos, é possível verificar processos conclusos para cada usuário indo na seção “Conclusos”.

A caixa de entrada deve conter somente os processos em que o membro/servidor necessita atuar. Se determinado processo está parado, aguardando retorno da resposta de um documento com prazo, se ele voltou para o Tribunal de Justiça ou está arquivado, eles sairão da caixa de entrada para outras pastas, como veremos abaixo. Seguindo esse procedimento, a caixa de entrada listará apenas os processos com pendências a serem tratadas pelo usuário.

Em espera

Em espera contém todos os processos nos quais foram manualmente configurados prazos.

A maioria dos prazos, quando cadastros nos processos, movem os mesmos da caixa de entrada para essa caixa em espera.

Quando o prazo vence, o sistema move automaticamente o processo de volta para a caixa de entrada e indica ao usuário que o prazo venceu para que o mesmo possa atuar.

Saída

Caso o usuário não tenha permissão de Secretaria/Cartório, a caixa de saída exibe aqueles processos que foram conclusos para o usuário, porém foram devolvidos para Secretaria, conclusos a terceiros ou enviados para outro setor.

Caso o usuário tenha permissão de Secretaria/Cartório, a caixa de saída exibe aqueles processos que entraram no setor ou foram conclusos para o usuário, porém foram conclusos a terceiros ou enviados para outro setor.

Órgão externo

Exibe os processos enviados para o Tribunal de Justiça, Delegacia ou outro órgão externo e estão aguardado resposta. Isso é feito através da funcionalidade “Enviar para Órgão Externo” que veremos mais adiante.

Arquivados

Exibe os processos com arquivamento definitivo realizado através da funcionalidade Arquivar (sem cota), ou seja, aqueles processos cujas partes já foram notificadas do arquivamento não havendo mais recursos possíveis e com arquivamento homologado pelo CSMP, se aplicável.

O processo não terá prazos ativos e nem poderá mais ser movimentado, porém é possível o desarquivamento.

Antes de arquivar em definitivo, não esquecer de movimentar o processo com os movimentos adequados. Exemplo:

“Procedimentos arquivado integralmente/parcialmente...”.

Lixeira

Documentos excluídos, os quais podem ser recuperados, caso necessário.

Secretaria

Processos que estão no setor e que não estão conclusos para ninguém.

Nesse local, esses processos da Secretaria podem serem consultados por terceiros, porém somente quem têm permissão de Secretaria/Cartório, consegue movimentar esses processos.

Em andamento

Processos que estão ativos no órgão atual, correspondendo ao somatório dos processos da fila Secretaria mais os processos da fila Conclusos.

Nesse local, pode-se ver os processos que não estão arquivados e que estão tramitando no setor.

Filtro de Prazos

Permite consultar todos os prazos dos processos do setor.

Distribuídos para mim

Processos distribuídos para o usuário.

Meus Processos

Processos em que usuário foi incluído como parte interessada.

Usado somente para processos administrativos como requerimentos de férias, nos quais o usuário que fez o cadastro do processo é automaticamente cadastrado como parte interessada.

Essa funcionalidade não será utilizada pelo MP Virtual pois o SEI já atende os processos administrativos.

Minutas Pendentes

Permite visualizar as minutas dos processos do setor.

Conclusos

Processos que foram enviados para um membro ou servidor atuar.

Nesse local, esses processos conclusos podem serem consultados por terceiros, porém somente o membro ou servidor com esses processos conclusos para si, poderão movimentá-los.

De acordo suas permissões, entretanto, é possível um usuário regatar um processo concluso para terceiros, movendo-o para secretaria ou para si próprio.

Procedimentos Principais

Distribuição

Descrição

A distribuição é o módulo do sistema MP Virtual no qual é feita a distribuição dos processos a membros ou servidores.

Na distribuição por sorteio, o sistema sorteia qual promotoria vai receber cada processo de forma aleatória, porém fazendo as compensações das distribuições anteriores, isto é, promotorias que receberam menos processos recebem mais processos na próximas distribuições e vice-versa.

É uma funcionalidade crítica para a correta geração do relatório de atividade funcionais (RAF), pois é ela que indica qual membro é responsável pelos atos realizados nos processos.

A distribuição se divide em dois tipos, a distribuição manual e a distribuição por sorteio. Veremos cada uma a seguir:

Distribuição por Sorteio

Nesse tipo de distribuição, o sistema que indica quem vai receber a distribuição e realiza o balanceamento das próximas distribuições.

É usado o princípio do sorteio para que se busque a aleatoriedade na distribuição dos processos, para evitar vícios, erros sistemáticos ou fraudes no Processo.

Como a distribuição por sorteio é realizada no Centro de Distribuição, não há nada a ser feito na promotoria, exceto no caso de impedimentos e suspeições.

Para informações como ocorre a distribuição por sorteio, consulte Distribuição de processos por sorteio pelo CAO.

Para consultar os detalhes da distribuição de um processo específico, basta posicionar o mouse em "Ver detalhes", disponível na aba "Documentos" do processo, no movimento "920005 - Feito distribuído ao Membro".

Para consultar o histórico das distribuições de um grupo de distribuição, basta clicar na opção "Distribuição de Processos" no menu Relatórios.

Distribuição Manual

O que é?

• É uma modalidade de distribuição que na qual o usuário é quem indica qual promotoria vai receber a distribuição, logo o balanceamento de processos entre as promotorias é de responsabilidade do usuário.
• Não altera os “contadores internos”, logo não afeta o balanceamento de futuras distribuições por sorteio.

Quando é usada?

• No cadastro de processos antigos já em andamento na promotoria (inventário).
• Quando o processo chegou do Centro de Distribuição sem distribuição registrada no sistema.
• Se o próprio promotor instaura um Notícia de Fato e assume o processo sem passar pelo Centro de Distribuição.
• Quando um membro é afastado e outro o substitui assumindo os processos que ficaram pendentes para o membro afastado.

Como fazer?

Ao cadastrar um processo:

• No menu “Início”, seção “Novo”, selecionar o tipo do processo a ser cadastrado. Além da classe e assunto do processo, o sistema oferece a opção de distribuição manual. Essa opção deve ser marcada e selecionado o membro que está atuando no processo (titular ou substituto).

A partir da caixa de entrada

• Mesmo após o cadastro é possível realizar a distribuição manual, a partir da caixa de entrada, selecionando no menu de operações a opção “Distribuição manual”.

Dentro do processo

• A operação “Distribuição manual” também está disponível no mesmo menu dentro do processo.

Declaração de impedimento ou suspeição

• Menu Operações, opção Movimentar;
• Selecionar:
  • Movimento 920083 Declarado impedimento/suspeição; e
  • Tipo de documento "Declaração de impedimento/suspeição";
• Clicar em Próximo, elaborar e assinar a "Declaração de impedimento/suspeição"; e
• Devolver o processo para o centro de distribuição na opção "Encaminhar para setor" do menu Operações.

Declínio de atribuição

Caso o membro entenda que o processo não diz respeito à sua área de atuação, ele se manifestará no processo realizando os seguintes passos:

• Menu Operações, opção Movimentar;
• Selecionar um dos seguintes movimentos:
  • 920027 - Declinada atribuição em favor de órgão do mesmo ramo do MP ou
  • 920028 - Declinada atribuição em favor de órgão de outro ramo do MP;
• Selecionar o Tipo de Documento correspondente;
• Clicar em Próximo, elaborar e assinar o documento; e
• Devolver o processo para o seu centro de distribuição (CAO) pela opção "Encaminhar para setor" do menu Operações, a fim de que se proceda com o cancelamento da distribuição.

OBS.: esse último passo está sendo revisto, com o intuito de adequar-se à Resolução CSMP, cuja orientação é a de enviar o processo diretamente ao novo CAO.

Cancelamento da distribuição

Caso o membro tenha se declarado impedido/suspeito, ele se manifestará no processo e devolverá ao centro de apoio conforme Declaração de impedimento ou suspeição.

Se a administração decide que para esses casos a promotoria deve receber outro processo é necessário cancelar a distribuição.

Os procedimentos de cancelamento da distribuição estão disponíveis aqui.

Sigilo

Sigilo do Processo

Descrição

Após o cadastro do processo e encaminhamento ao membro, o primeiro ato deve ser decretar o nível de sigilosidade do processo, seja o nível 0 (público) até o nível 5 (sigilo absoluto).

O ato de classificação de sigilo do processo no sistema é de competência exclusiva do membro.

Como fazer?

No processo, abrir a lista de operações e selecionar a opção "Classificar Sigilo".

Selecionar o nível adequado.

Se necessário, justificar ou complementar informações no campo de observações (será exibido no processo).

Sigilo da Parte

Descrição

Caso de menor ou outro critério definido pelo membro ou administração, a parte deverá ser cadastrada com sigilo.

Como fazer?

No cadastro do processo:

Ao cadastrar a parte, marcar a caixa "Interessado sigiloso".

Caso o processo já esteja cadastrado:

Na lista de documentos do processo, localizar a portaria de instauração, o primeiro documento cadastrado e, em ações, clicar no botão Editar.

Ir para aba Pessoas Interessadas, localizar a pessoa interessada, em editar, marcar a caixa "Interessado sigiloso".

Observações adicionais

Vale destacar alguns outros pontos sobre sigilo:

• Enquanto o membro não executa a classificação de sigilo, o processo não fica disponível para Consulta Pública, interferindo no princípio da transparência;

• A partir do nível 3, restringe-se o acesso do processo somente ao órgão aonde tramita;

• Não existe opção no sistema para sigilo de documentos individuais, apenas para processos e partes.

Modelos

Lista de tags homologadas

Principais

• Nº do Processo: ${processo.numeracao.numero}
• Nº de Origem: ${processo.numeroOrigem}
• Nº do Documento: ${numeroDocumento}
• Classe processual: ${processo.classe.itemCodigo} - ${processo.classe.nome}
• Assunto principal: ${processo.assunto.codAssunto} - ${processo.assunto.nome}
• Partes: ${interessado}${interessado.tipoInteressado.nome}${interessado.nome}
• Local e data: Manaus/AM, ${dia} de ${mesExtenso} de ${ano}

Dados da última distribuição do processo, se houver

• Data inicial da distribuição: ${distribuicao.dataInicial}
• Data final da distribuição (se houver): ${distribuicao.dataFinal}
• Matrícula e nome do distribuidor: ${distribuicao.distribuidor.matricula} - ${distribuicao.distribuidor.pessoaFisica.nome}

Outras tags

• Data de registro do processo: ${processo.dataRegistro}
• Órgão que cadastrou o processo: ${processo.orgaoCriador.nome}
• Órgão atual do processo: ${processo.orgaoAtual.nome}
• Nº do Processo (cada parte): ${processo.numeracao.codigoNumeracao}.${processo.numeracao.ano}.${processo.numeracao.sequencial}

Prazos

Há 2 tipos de prazos no sistema: prazos legais e prazos internos do órgão ministerial. Esses prazos podem ser visualizados pela aba PRAZOS, ao entrar em um processo e também pelos gráficos existentes na tela inicial (menu Início).

Prazos Legais

São os prazos legais das classes processuais (prazo da Notícia de Fato, do Procedimento Preparatório, do Inquérito Civil, ...) estipulados em legislação específica. Tais prazos são configurados pelo administrador do sistema para estarem disponíveis a todos os órgãos do MP e controlados automaticamente pelo próprio sistema. O gráfico Prazos Legais da tela inicial corresponde à consolidação visual de todos esses prazos cadastrados automaticamente pelo sistema para os processos do setor.

Prazos Internos

São os prazos definidos internamente no órgão ministerial (prazo para resposta de Requisição, para realização de audiência, prazo para ciência às partes...) definidos a critério do seu responsável. Tais prazos podem ser configurados pelo usuário do sistema para cada processo, utilizando a opção ADICIONAR PRAZO do menu OPERAÇÕES. O gráfico Outros Prazos da tela inicial corresponde à consolidação visual de todos esses prazos cadastrados pelos usuários para os processos do setor.

Prorrogação

As prorrogações de Procedimento Preparatório, Procedimento Investigatório Criminal, Inquérito Civil e Procedimento Administrativo devem ser comunicadas por intermédio de ofício à Secretaria dos Órgãos Colegiados, à qual cabe dar ciência ao CSMP através da elaboração das pautas das sessões.

Procedimentos recomendados

• Membro
  • Movimentar o processo utilizando o movimento 920253 Despacho determinando outras providências
  • Elaborar o despacho de prorrogação
  • Concluir processo ao agente de apoio para elaboração de minuta de ofício de comunicação ao CSMP
  • Após elaboração, revisar e assinar minuta
  • Movimentar minuta para incluí-la no processo com o tipo de movimento “Expedido ofício” e concluir novamente o processo ao Agente de Apoio.

• Agente de Apoio
  • Elaborar minuta de ofício de comunicação de prorrogação ao CSMP
  • Concluir ao membro para assinatura
  • Após a assinatura do ofício pelo Membro, fazer a cópia do documento através do menu Ações, opção Copiar
  • Encaminhar o ofício copiado acessando a operação “Encaminhar a setor do MP”
  • Na opção “Grupo” escolher “Secretarias” e na opção “Órgão” escolher “Secretaria dos Órgãos Colegiados”.

Minutas

Sempre que necessário, o Agente de Apoio ou o Técnico Jurídico podem preparar minutas (rascunhos) de peças ministeriais, a fim de que o membro possa revisá-las e assiná-las. Um exemplo de passos a seguir está descrito a seguir:

• Membro
  • Movimentação do processo (movimento: "Despacho determinando expedição de documento", tipo de documento: "Despacho");
  • Conclusão para Agente Técnico Jurídico;

• Agente Técnico Jurídico
  • Criação de minuta do ofício (utilizar opção SALVAR, sem assinar !!);
  • Conclusão para o membro;

• Membro
  • Edição e assinatura da minuta;
  • Conclusão para o Agente de Apoio;

• Agente de Apoio
  • Movimentação da minuta (movimento: "Expedido ofício");
  • Cadastro de prazo, conforme determinação do membro.

RAF - Gerar Arquivo para Envio

Descrição

Similar ao RAF do Promotor, versão offline ou versão online disponível no portal, a opção "RAF - Gerar Arquivo para Envio" do MP Virtual (disponível no menu "Promotoria") é de uso exclusivo dos membros, através de seu usuário e senha.

Nessa opção é possível:

• Visualizar todos os movimentos relacionados aos processos manipulados diariamente no MP Virtual, de qualquer órgão aonde tenha atuado;
• Visualizar todas as atividades não procedimentais cadastradas no sistema, de qualquer órgão aonde tenha atuado;
• Gerar o arquivo no formato xml com os dados do RAF para posterior envio a corregedoria pelo membro.

Formulário para importação relatório de atuação funcional

Descrição:

Para as promotorias que estiverem usando o MP Virtual, esse formulário dever ser utilizado somente se:

• O membro atuou em um órgão que não têm o MP Virtual; ou
• Não iniciou a operação do MP Virtual no início do mês e já têm cadastros no sistema de preenchimento do RAF.

Esse formulário permite que, no mês seguinte ao de competência do relatório, o usuário importe os dados do MP Virtual para o sistema de preenchimento do RAF, de forma a consolidar os dados do MP Virtual com aqueles cadastrados manualmente pelo usuário.

A importação deverá ser efetuada uma única vez, no mês seguinte ao da competência do relatório, caso contrário serão duplicados os registros no RAF e caberá ao usuário realizar a correção manual.

Procedimentos:

• Clicar no link para preenchimento do RAF disponivel no portal da instituição (Preenchimento do RAF 2.5 (Sede, Aleixo, Forums e demais localidades)); e
• Modificar o link, acrescentando "/rafnet.jsp", exemplo: rafweb.mpam.mp.br/rafnet.jsp;
• Deverá aparecer "Formulário para importação relatório de atuação funcional";
• Importar o arquivo xml gerado pelo MP Virtual;
• Cadastrar as movimentações do órgão que não tenha o MP Virtual.

Processos Extrajudiciais

Todos os procedimentos listados abaixo são sugestões do Setor de Sistemas de Informação, considerando funcionalidades e aspectos técnicos do sistema.

Os procedimento oficiais deverão serem definidos pela alta administração ou, na omissão deste, pelo membro ou chefe de cada órgão. Relatos de falhas ou sugestões de melhorias são muito bem-vindas e poderão serem enviadas ao e-mail mpvirtual@mpam.mp.br.

Os procedimentos foram elaborados para promotorias ou procuradorias aonde estão alocados, além do membro, um Agente de Apoio e um Agente Técnico – Jurídico, podendo ser adaptado na ausência de algum desses profissionais.

Cadastro dos processos extrajudiciais (inventário)

Descrição

Os procedimentos abaixo são recomendados para o inventário dos processos extrajudiciais (NF, PP, IC e PIC) em andamento na promotoria.

Procedimentos recomendados

Agente de Apoio

• Preferencialmente digitalizar todo o processo físico em um único pdf ou, no mínimo, a portaria de instauração.
• Realizar o cadastro do processo:
  • Informar a classe processual, assunto principal e fazer distribuição manual para o membro que estiver atuando no processo;
  • Informe um resumo bem curto para o que trata o processo, sem especificar os nomes das partes;
  • Marcar o processo como "Antigo" e informar a data de instauração do procedimento;
  • Cadastrar as partes (se aplicável, especificar sigilo de cada parte);
  • Importar o pdf escolhendo o formato "Arquivo" na aba Conteúdo;
  • Preencher o campo número de origem com o número anterior do processo;
  • Juntada de Volume Físico (se o processo não foi completamente digitalizado); e
  • Salvar e assinar.
• Realizar as prorrogações do prazo legal do processo; e
• Fazer conclusão do processo para o membro.

Membro

• Decretar o nível de sigilo adequado para o processo;
• Emitir despachos e fazer outras movimentações cabíveis; e
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico.

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• Emissão de ofícios e outras providências de acordo com o despacho do membro;
• Se for emitido documento com prazo especificado, cadastrar o respectivo prazo no sistema.

Recebimento de Processos pelo MP Virtual

Descrição

Os processos que chegam na promotoria, cadastrados pelo CAP ou protocolo e distribuídos pelo Centros de Apoio Operacionais, ou físicos, devem serem tratados pela promotoria conforme procedimentos a seguir.

Procedimentos recomendados

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• Se o processo for virtual, porém com volume(s) físico(s):
  • Efetuar o recebimento do processo imediatamente através da guia recebida
• Se o processo for somente físico, verificar se há numeração do MP Virtual
  • Se positivo, localizar a promotoria aonde está o processo e solicitar o envio pelo MP Virtual.
  • Se negativo, cadastrar o processo conforme Cadastro dos processos extrajudiciais (inventário)
• Fazer conclusão do processo para o membro.

Membro

• Decretar o nível de sigilo adequado para o processo;
• Emitir despachos e outras movimentações cabíveis; e
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico.

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• Emitir ofícios e outras providências de acordo com o despacho do membro;
• Se for emitido documento com prazo especificado, cadastrar o respectivo prazo no sistema.

Observações

• Se houve atendimento de alguma parte na promotoria, gerar o movimento “Atendimento” com geração de um tipo de documento (ex. Certidão);

Conversão de processo extrajudicial para PP ou IC

Descrição

Ao instaurar um PP a partir de uma NF, ou IC a partir de um PP, é necessário converter o procedimento adicionando a portaria de instauração do PP ou do IC, respectivamente.

Procedimentos recomendados

Agente Técnico - Jurídico

• Usar a opção Converter disponível ao lado da informação da classe atual do processo;
• Selecionar a classe processual (PP ou IC) e clicar no botão Converter;
• Elaborar a portaria de instauração e clicar no botão Converter;
• Fazer conclusão do processo para o membro.

Membro

• Assinar a portaria de instauração;

Conversão de processo extrajudicial para judicial

Descrição

Segue os procedimentos para transformar um processo extrajudicial para judicial, após o cadastro do processo judicial no sistema do TJAM.

Procedimentos recomendados

Membro

• Usar a opção Converter disponível ao lado da informação da classe atual do processo;
• Selecionar a classe processual judicial adequada e clicar no botão Converter;
• Na Aba Conteúdo, campo "Informe a operação desejada", se o processo não está com vista para o MP, selecionar não registrar entrada de carga;
• Na Aba Dados complementares, campo "Número de origem", informar o número do processo judicial; e
• Clicar em Converter e Assinar.

Sobrestamento

Descrição

O sobrestamento aqui descrito refere-se a uma suspensão temporária da tramitação do procedimento por parte do promotor.

Procedimentos recomendados

Membro

• Movimentar o processo com o movimento e o tipo de documento conforme abaixo:
  • Movimento: 920074 Determinado o sobrestamento do procedimento
  • Tipo de Documento: Decisão/Despacho
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio.

Agente de Apoio

• Providenciar a decisão/despacho do membro, adicionando prazo com o tempo esperado do sobrestamento e utilizando o Tipo de Prazo "Sobrestamento (oculto da cx de entrada)". Essa ação deixará o processo sobrestado oculto da Caixa de Entrada e disponível na caixa Em Espera, até que a data de vencimento do processo seja alcançada e ele retorne para a Caixa de Entrada.

Arquivamento

O arquivamento de um processo pode dar-se em uma das situações abaixo:

Arquivamento de processos extrajudiciais após atuações do membro

Descrição

O arquivamento de processos extrajudiciais no MP Virtual ocorre em duas etapas. Na primeira o membro gera os movimentos de arquivamento conforme é citado abaixo, notifica as partes e envia para o CSMP, se aplicável. O segundo e último passo é o arquivamento definitivo, que faz com que o processo vá para caixa de arquivados. O processo não terá prazos ativos e nem poderá mais ser movimentado, porém é possível o desarquivamento.

Procedimentos recomendados

Membro

• Movimentar o processo com um dos movimentos abaixo e o tipo de documento Decisão/Despacho:
  • 920089 Procedimento Arquivado integralmente, com remessa do feito ao CSMP após cumprimento do TAC
  • 920090 Procedimento Arquivado integralmente, com remessa do feito ao CSMP, para homologação
  • 920109 Procedimento Arquivado integralmente, sem remessa ao CSMP.
  • 920091 Procedimento Arquivado parcialmente, com remessa do feito ao CSMP, para homologação
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio.

Agente de Apoio

• Providências de acordo com a decisão/despacho do membro, como a notificação das partes e cadastro de prazos.
• Um vez que as providências tenha sido atendidas e/ou prazos transcorridos, adotar as seguintes providências:
  • Para os movimentos com remessa do feito ao CSMP:
    • Enviar o processo para ao CSMP, através da opção Encaminhar a setor do MP, no menu Operações;
      • Na opção Grupo, escolher “Órgãos da administração superior”
      • Na opção Órgão, selecione CSMP Conselho Superior do Ministério Público
    • Após a homologação de arquivamento:
      • Gerar o movimento de "Juntada de documento", adicionando a portaria de Resolução contendo a homologação de arquivamento; e
      • Arquivar (sem cota).
  • Para os movimentos sem remessa do feito ao CSMP:
    • Arquivar (sem cota).

Arquivamento por erro de operação do MP Virtual

Descrição

O arquivamento de processos por erro de operação ocorre nas seguintes situações:

• um processo já registrado no MP Virtual foi cadastrado novamente sem necessidade;
• um processo foi cadastrado, mas não deveria ter sido.

Procedimentos recomendados

Agente de Apoio

• Movimentar o processo inserindo um documento do tipo Certidão, no qual pode-se explicar o motivo pela qual será efetuado o arquivamento do processo logo a seguir. Esse passo é opcional, dependendo do entendimento do órgão sobre tal necessidade;
• Arquivar (sem cota), utilizando o movimento "Arquivamento definitivo do procedimento".

Arquivamento por envio de processo para outro órgão que não utiliza o MP Virtual

Descrição

Vide tópico específico desse manual intitulado Encaminhamento a Órgão que não usa o MP Virtual.

Encaminhamento a órgão que não o usa o MP Virtual

Descrição

Caso seja necessário encaminhar o processo inteiro em definitivo para outra promotoria ou centro de apoio que não usa o MP Virtual, é necessário fazer o arquivamento do processo na sua versão eletrônica do MP Virtual. Preferencialmente, deve-se optar por manter o processo em meio digital, sem imprimi-lo. Para tanto, deve-se efetuar o download do PDF completo para uma mídia digital (CD, DVD, pendrive, etc) e enviá-lo ao seu destino, conforme procedimentos abaixo.

Procedimentos recomendados

Membro

• Emitir despacho autorizando o arquivamento da versão eletrônica do processo do MP Virtual para encaminhamento para órgão competente em meio físico; e
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio.

Agente de Apoio

• Efetuar o download do processo usando a opção "Baixar processo como pdf";
• Usar a funcionalidade Arquivar (sem cota), selecionando o movimento 1003010 Encaminhamento para órgão competente em meio físico; e
• Tomar providência para a gravação e envio da mídia digital do processo a seu destino. Outra opção, seria a impressão e consequente remessa ao destinatário, devendo, contudo, ser evitada sempre que possível.

Consulta dos Processos encaminhados em meio físico

Disponível no menu Pesquisar, opção "Processos encaminhados para órgão competente em meio físico".

Processos Judiciais

Descrição

O MP Virtual permite o cadastro manual do processo judicial e, para facilitar o cadastro da maioria dos processos de quase todas as promotorias, permite também o cadastro automático com importação dos metadados (classe, assunto, nome das partes, etc) do SAJ.

O cadastro automático com importação dos metadados é possível desde que não ocorram problemas na "pré-importação" diária dos processos com vista para o MP vindos do SAJ.

Devido à ausência de integração do MP Virtual com o SAJ do TJAM, via MNI (Modelo Nacional de Interoperabilidade), os procedimentos do módulo judicial foram simplificados para que esse módulo possa ser usado somente para geração do RAF.

Procedimentos

Caso o processo tenha cadastro no MP Virtual:

• Se o processo está com vista para o MP:
  • Na caixa Órgão Externo, clicar no botão Entrada de Carga;
  • Distribuir manualmente o processo, caso necessário;
  • Movimentar o processo (menu Operações, opção Movimentar) e adicionar o parecer/promoção (para fins de RAF, não é obrigatório o conteúdo da peça);
  • Se foi realizada a entrada de carga (devido ao processo estar com vista para o MP), enviar o processo para órgão externo (vara ou, se for recurso, para o Tribunal TJAM), de forma a gerar o movimento de baixa de carga.

Caso o processo não tenha cadastro no MP Virtual:

• Se o processo está disponível na funcionalidade Importar do TJAM
  • Fazer o cadastro automático informando a distribuição manual para o membro que estiver atuando no processo;
• Se o processo não está disponível na funcionalidade Importar do TJAM
  • Realizar o cadastro manual com:
    • Número, classe, assunto e distribuição manual para o membro que estiver atuando no processo; e
    • Se o processo está com vista com o MP, gerar o movimento de entrada de carga;
  • Distribuir manualmente o processo, caso necessário;
  • Movimentar o processo (menu Operações, opção Movimentar) e adicionar o parecer/promoção (para fins de RAF, não é obrigatório o conteúdo da peça);
  • Se foi realizada a entrada de carga (devido ao processo estar com vista para o MP), enviar o processo para órgão externo (vara ou, se for recurso, para o Tribunal TJAM) de forma a gerar o movimento de baixa de carga.

Opções dos menus para documentos e processos

Menu OPERAÇÕES

Anexar

Permite anexar um processo secundário a outro definido como principal.

Comportamento:

• O processo secundário fica oculto da caixa de entrada e não poderá mais ser manipulado;
• O processo secundário fica visível nas funcionalidades "Visualizar processo com html" e "Baixar processo como pdf"; e
• Ainda é possível pesquisar o processo secundário pelo seu número.

Apensar

Não deve ser usado. Está pendente de homologação.

Arquivar (sem cota)

Arquivamento definitivo do processo quando todos os demais atos processuais já foram realizados. Consultar Arquivamento de Processos Extrajudiciais.

Concluir a membro/servidor

Move o processo para caixa de entrada do membro/servidor selecionado do mesmo órgão para que ele possa tomar as providências cabíveis ao processo.

Distribuição com sorteio

Realiza a distribuição sorteada de um ou mais processos marcados dentro de um mesmo grupo de distribuição (meio ambiente, consumidor, educação, etc). Antes de executar essa operação, o distribuidor deve associar 1 grupo de distribuição ao processo, editando a aba Dados Complementares do primeiro documento.

Consultar maiores detalhes em Distribuição.

Distribuição manual

Realiza uma distribuição direcionada (sem sorteio). Essa operação só deve ser usada em situações bem específicas, a fim de que não se configure caso de direcionamento ou fraude. Algumas situações possíveis para utilização dessa operação são:

• distribuir processos já sorteados anteriormente por outros mecanismos (comum em momento de implantação do MPVIRTUAL);
• distribuir a promotor que substitui o titular (férias, licença, etc).
• distribuir em grupo de distribuição onde atua apenas um promotor (desnecessário sorteio).

Consultar maiores detalhes em Distribuição.

Encaminhar a órgão externo

Usado para registrar que um processo inteiro foi enviado para órgão externo ao Ministério Público. Comumente usado registro do envio do processo judicial as varas do TJAM.

Encaminhar a setor do MP

Envio do processo inteiro a outro órgão do MPAM que usa o MP Virtual.

Enviar para secretaria

Não deve ser usado. O processo deixa de ficar concluso para um servidor/membro. Move o processo da caixa de entrada do servidor/membro para caixa Secretaria.

Consultar Caixa de entrada e Secretaria

Inserir documentos

Permite juntar de imediato um documento avulso a um processo existente. Um exemplo de documento avulso passível de ser juntado em um processo é a resposta de requisição solicitada por um membro.

Marcar como prioritário

Marca o processo como prioritário de forma a facilitar a identificação dentro da caixa de entrada.

Movimentar processo

Junta um documento ao processo através dos diversos movimentos da taxonomia.

Remover prioridade

Remover prioridade defina anteriormente.

Resgatar

Equivalente a Enviar para secretaria.

Vincular minuta

Permite vincular um documento avulso como minuta a um processo existente.

Após esse passo é possível concluir ao membro para que ele decida pela juntada ou não do documento ao processo.

Menu AÇÕES

Assinar

Permite ao usuário assinar digitalmente (token) ou eletronicamente (senha) o documento, conforme a configuração de assinatura setada. Mais de um usuário poderá assinar um mesmo documento. Ao posicionar o mouse sobre essa opção, é possível visualizar quem já assinou e quando.

Converter

Permite que a minuta criada seja convertida em peça inicial.

Visualizar em HTML

Permite a visualização do arquivo PDF no formato HTML, objetivando um carregamento mais rápido. Essa opção está em desuso, face às limitações naturais de conversão entre tais formatos e que, eventualmente, podem ocasionar erros. Deve-se utilizar preferencialmente a visualização em PDF para uma leitura mais fidedigna.

Procedimentos específicos por Setor

CAP

Cadastro de Notícia de Fato

Descrição

Esse procedimento descreve como é realizado o cadastro de Notícia de Fato pelo CAP.

Procedimentos recomendados

• Realizar o cadastro da Notícia de Fato com:
  • Classe processual, assunto principal e sem distribuição para um membro responsável pelo processo;
  • Breve resumo do objetivo do processo, sem especificar os nomes das partes nesse campo;
  • Cadastro das partes (se aplicável, especificar sigilo de cada parte);
  • Emissão do rascunho do documento “Resumo dos Fatos” usando um modelo; e
• Encaminhar ao Centro de Apoio Operacional (CAO) responsável.

Protocolo - SEPROT

Cadastro de Documento Avulso

Descrição

A opção NOVO DOCUMENTO está disponível para o Setor de Protocolo efetuar a inclusão de um novo documento no sistema, sem que o mesmo esteja vinculado a nenhum processo específico. Essa operação viabiliza a inserção das respostas às requisições solicitadas por uma promotoria e posterior remessa ao promotor requisitante. Ao chegar na promotoria, o documento avulso poderá ser associado a um processo existente de forma:

• definitiva (operação INSERIR DOCUMENTOS) ou
• temporária (operação VINCULAR MINUTA).

Centros de Distribuição (CAO´s e outros)

Procedimentos para distribuição

Para cada processo a ser distribuído:

• Consultar o processo;
• Editar o documento principal (normalmente o primeiro da lista);
• Na aba "Dados Complementares", campo grupo de distribuição, selecionar o grupo de distribuição de acordo com o assunto do processo e salvar.

Para cada Grupo de Distribuição:

• Na caixa de entrada, selecionar os processos do mesmo Grupo de Distribuição;
• No menu Operações, selecionar a opção "Distribuição com sorteio";
• Se a lista de membros/servidores não está atualizada:
  • Notificar a SGMP;
• Se a lista de membros/servidores está atualizada:
  • Marcar/desmarcar prevenções para cada processo;
  • Marcar/desmarcar para o processo seja encaminhado imediatamente para promotoria sorteada; e
  • Clicar no botão Sortear;

Cancelamento da distribuição

• Menu Operações, opção Movimentar;
• Selecionar o movimento "488 Cancelada a Distribuição";
• Clicar em Próximo, elaborar e assinar o "Termo de cancelamento da distribuição"; e
• Realizar nova distribuição.