Manual do MP Virtual

Descrição

O MP Virtual é um sistema que permite a gestão de processos extrajudiciais e judiciais do MP, permitindo maior controle, agilidade e economia de papel.

O sistema permite:

• Virtualizar todo o conteúdo do processo, dessa forma apoiando a preservação do meio ambiente.
• Cadastrar os prazos de processos extrajudiciais e de documentos aguardando retorno, permitindo maior controle dos processos.
• Exportar dados para o RAF permitindo o envio da produtividade dos membros para Corregedoria.

Esse sistema faz parte do pacote de softwares trazidos do MPPB através de convênio e adaptados pela DTIC ao MPAM.

Fazem parte da solução outros dois softwares:

• Diário: Sistema para publicação de atos e portarias da instituição influindo diretamente do controle de acesso das lotações do MP Virtual.
• GEP: Sistema de gestão de pessoas com a ficha funcional do servidor alimentada automaticamente pelo atos publicados no Diário.

Visão Geral

Ao realizar login no MP Virtual é apresentado por padrão as funcionalidades do menu “Início” que, dependendo do perfil de acesso, dão acesso a caixa de entrada e outros recursos.

Veremos abaixo cada recurso disponibilizado pelo sistema a partir do menu Início.

Caixas

Caixa de entrada

Para entender complemente o funcionamento da caixa de entrada, é necessário entender os conceitos de “conclusos” e “secretaria”:

• Conclusos: São aqueles processos que foram enviados para um membro ou servidor atuar. Dessa forma, esse membro/servidor irá somente visualizar na sua caixa de entrada aqueles processos conclusos para ele.
• Secretaria: O sistema trata cada órgão da instituição como tendo uma Secretaria/Cartório. Um ou mais usuários do setor, fazendo uso de uma permissão especial de Secretaria/Cartório, conseguem ver em sua caixa de entrada os processos que entram no setor e que não estão conclusos para ninguém, como também os processos conclusos para eles.

Dessa forma, dentro da promotoria, os processos podem está na caixa de entrada da Secretaria ou então conclusos para algum membro/servidor e portanto, visíveis em suas respectivas caixa de entrada.

Mesmo que o usuário não tenham permissão de Secretaria/Cartório, é possível visualizar os processos que estão na caixa de entrada da Secretaria indo no filtro “Secretaria”. O mesmo ocorre para os processos conclusos, é possível verificar processos conclusos para cada usuário indo na seção “Conclusos”.

A caixa de entrada deve conter somente os processos que o membro/servidor está pendente para atuar. Se determinado processo está parado aguardando retorno da resposta de um documento com prazo, se ele voltou para o Tribunal de Justiça ou está arquivado, eles saem da caixa de entrada para outros locais, como veremos a seguir.

Em espera

Em espera contém todos os processos nos quais foram manualmente configurados prazos.

A maioria dos prazos, quando cadastros nos processos, movem os mesmos da caixa de entrada para essa caixa em espera.

Quando o prazo vence, o sistema move automaticamente o processo de volta para a caixa de entrada e indica ao usuário que o prazo venceu para que o mesmo possa atuar.

Saída

Caso o usuário não tenha permissão de Secretaria/Cartório, a caixa de saída exibe aqueles processos que foram conclusos para o usuário, porém foram devolvidos para Secretaria, conclusos a terceiros ou enviados para outro setor.

Caso o usuário tenha permissão de Secretaria/Cartório, a caixa de saída exibe aqueles processos que entraram no setor ou foram conclusos para o usuário, porém foram conclusos a terceiros ou enviados para outro setor.

Órgão externo

Exibe os processos enviados para o Tribunal de Justiça, Delegacia ou outro órgão externo e estão aguardado resposta. Isso é feito através da funcionalidade “Enviar para Órgão Externo” que veremos mais adiante.

Arquivados

Exibe os processos com arquivamento definitivo realizado através da funcionalidade Arquivar (sem cota), ou seja, aqueles processos cujas partes já foram notificadas do arquivamento não havendo mais recursos possíveis e com arquivamento homologado pelo CSMP, se aplicável.

O processo não poderá mais ser movimentado, porém é possível o desarquivamento.

Antes de arquivar em definitivo, não esquecer de movimentar o processo com os movimentos adequados. Exemplo:

“Procedimentos arquivado integralmente/parcialmente...”.

Lixeira

Processos excluídos

Filtros

Secretaria

Processos que estão setor e que não estão conclusos para ninguém.

Nesse local, esses processos da Secretaria podem serem consultados por terceiros, porém somente quem têm permissão de Secretaria/Cartório, consegue movimentar esses processos.

Prazos

Permite consultar todos os prazos dos processos do setor.

Distribuídos para mim

Processos distribuídos para o usuário.

Meus Processos

Processos em que usuário foi incluído como parte interessada.

Usado somente para processos administrativos como requerimentos de férias, nos quais o usuário que fez o cadastro do processo é automaticamente cadastrado como parte interessada.

Essa funcionalidade não será utilizada pelo MP Virtual pois o SEI já atende os processos administrativos.

Outros

Minutas Pendentes

Permite visualizar as minutas dos processos do setor.

Conclusos

Processos que foram enviados para um membro ou servidor atuar.

Nesse local, esses processos conclusos podem serem consultados por terceiros, porém somente o membro ou servidor com esses processos conclusos para si, poderão movimentá-los.

De acordo suas permissões, entretanto, é possível um usuário regatar um processo concluso para terceiros, movendo-o para secretaria ou para si próprio.

Distribuição

Descrição

A distribuição é uma funcionalidade crítica do sistema, pois é através dela que o sistema reconhece qual membro é responsável pelos atos realizados nos processos e permite a correta geração dos relatórios de atividade funcionais (RAF).

Quando os Centros de Apoio Operacional (CAOs) estiverem usando o MP Virtual, a distribuição será por sorteio e realizada nesses centros, logo o processo já chegará na promotoria com o membro responsável especificado através da distribuição.

Enquanto os CAOs não usam o MP Virtual, é necessário que a própria promotoria faça a distribuição manual do processo.

Caso o membro seja afastado, deve ser realizada nova distribuição manual para o membro substituto para que os atos subsequentes constem para a produtividade do membro substituto, caso contrário, a produtividade continuará sendo registrada para o membro afastado.

Como fazer?

Ao cadastrar um processo:

• No menu “Início”, seção “Novo”, selecionar o tipo do processo a ser cadastrado. Além da classe e assunto do processo, o sistema oferece a opção de distribuição manual. Essa opção deve ser marcada e selecionado o membro que está atuando no processo.

A partir da caixa de entrada

• Mesmo após o cadastro é possível realizar a distribuição manual, a partir da caixa de entrada, selecionando no menu de operações a opção “Distribuição manual”.

Dentro do processo

• Essa operação também está disponível no mesmo menu dentro do processo.

Sigilo

Sigilo do Processo

Descrição

Após o cadastro do processo e encaminhamento ao membro, o primeiro ato deve ser decretar o nível de sigilosidade do processo, seja o nível 0 (público) até o nível 5 (sigilo absoluto).

Se o nível de sigilosidade não for definido, o processo será completamente ignorado na consulta pública do MP Virtual, nos relatórios da resolução 110 do CNMP e em outras futuras publicações no portal da transparência.

O ato de decretação de sigilo do processo no sistema é de competência exclusiva do membro.

Observações

Os níveis 4 e 5 estão atualmente em processo de revisão, logo recomenda-se usar somente os níveis de 0 a 3.

Somente os níveis 3 em diante, restringe o acesso aos processos somente ao órgão aonde tramita.

Como fazer?

No processo, abrir a lista de operações e selecionar a opção "Decretar Sigilo".

Selecionar o nível adequado.

Se necessário, justificar ou complementar informações no campo de observações (será exibido no processo).

Sigilo da Parte

Descrição

Caso de menor ou outro critério definido pelo membro ou administração, a parte deverá ser cadastrada com sigilo.

Dessa forma, não será possível pesquisar processos na consulta pública usando o nome da parte, independente do nível de sigilo definido no processo.

Como fazer?

No cadastro do processo:

Ao cadastrar a parte, marcar a caixa "Interessado sigiloso".

Caso o processo já esteja cadastrado:

Na lista de documentos do processo, localizar a portaria de instauração, o primeiro documento cadastrado e, em ações, clicar no botão Editar.

Ir para aba Pessoas Interessadas, localizar a pessoa interessada, em editar, marcar a caixa "Interessado sigiloso".

Procedimentos Gerais

Todos os procedimentos listados abaixo são sugestões do Setor de Sistemas de Informação, considerando funcionalidades e aspectos técnicos do sistema.

Os procedimento oficiais deverão serem definidos pela alta administração ou, na omissão deste, pelo membro ou chefe de cada órgão. Relatos de falhas ou sugestões de melhorias são muito bem-vindas e poderão serem enviadas ao e-mail mpvirtual@mpam.mp.br.

Os procedimentos foram elaborados para promotorias ou procuradorias aonde estão alocados, além do membro, um Agente de Apoio e um Agente Técnico – Jurídico, podendo ser adaptado na ausência de algum desses profissionais.

Cadastro manual de Processos Judiciais

Descrição

Para geração do RAF e outros relatórios, como o atendimento da resolução 110/2014 do CNMP, se faz necessário o cadastro dos metadados e movimentos dos processos judiciais, inclusive daqueles originários diretamente do judiciário, não convertidos a partir do extrajudiciais.

Procedimentos recomendados

Agente de Apoio

Na chegada de novos processos na fila da promotoria no SAJ/Projudi, caso já não existam no MP Virtual, realizar o cadastro dos processos com:

• Número, classe, assunto e distribuição manual para o membro que estiver atuando no processo; e
• Cadastrar as partes (se aplicável, especificar sigilo de cada parte) e gerar o movimento de entrada de carga.

Caso o processo já exista no MP Virtual:

• Gerar o movimento de entrada de carga.

• Fazer conclusão dos processos para o Agente Técnico – Jurídico;

Agente Técnico - Jurídico

• Elaborar minutas das peças de cada processo no MP Virtual; e
• Fazer conclusão dos processos para o membro.

Membro

• Decretar o nível de sigilo adequado para o processo;
• Editar, assinar e movimentar a minuta;
• Fazer conclusão dos processos para o Agente Técnico – Jurídico;

Agente Técnico - Jurídico

• Exportar a peça no formato pdf;
• Procedimentos do SAJ (importação dos pdf, liberação nos autos e envio para Secretaria).
• Enviar os processos para órgão externo (ara ou, se for recurso, para o Tribunal TJAM) de forma a gerar o movimento de baixa de carga.

Cadastro de Atendimentos

Descrição

Os atendimentos realizados na promotoria são tratados no MP Virtual através do cadastro e movimentação de processos extrajudiciais do tipo Notícia de Fato. Como isso é possível que esses movimentos sejam computados para fazer parte da produtividade do membro e exportados para geração do RAF.

Procedimentos recomendados

Primeiro atendimento

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• No primeiro atendimento para determinada parte, o servidor deverá realizar o cadastro da Notícia de Fato com:
  • Informar a classe processual, assunto principal e fazer distribuição manual para o membro responsável pelo processo;
  • Informe um resumo bem curto para o que trata o processo, sem especificar os nomes das partes;
  • Cadastro das partes (se aplicável, especificar sigilo de cada parte);
  • Emissão do rascunho do documento “Resumo dos Fatos” usando um modelo; e
  • Salvar o documento sem assinar.
• Fazer conclusão do processo para o membro.

Membro

• Decretar o nível de sigilo adequado para o processo;
• Complementar e assinar o documento "Resumo dos Fatos";
• Emitir despachos e outras movimentações cabíveis; e
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico.

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• Gerar o movimento “Atendimento” com geração de um tipo de documento (ex. Certidão);
• Emitir ofícios e outras providências de acordo com o despacho do membro;
• Se for emitido documento com prazo especificado, cadastrar o respectivo prazo no sistema.

Atendimentos posteriores

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• Gerar o movimento “Atendimento” com geração de um tipo de documento (ex. Certidão); e
• Fazer conclusão do processo para o membro.

Membro

• Emissão de despachos e outras providências cabíveis; e
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico.

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• Emissão de ofícios e outras providências de acordo com o despacho do membro;
• Se for emitido documento com prazo especificado, cadastrar o respectivo prazo no sistema.

Inventário de Processos Extrajudiciais

Descrição

Similar as Notícias de Fato, os demais processos extrajudiciais, como PP, IC e PIC são computados para fazer parte da produtividade do membro e exportados para geração do RAF.

Os procedimentos abaixo são recomendados para o inventário dos processos extrajudiciais em andamento na promotoria.

Procedimentos recomendados

Agente de Apoio

• Digitalizar todo o processo físico em um único pdf;
• Realizar o cadastro do processo:
  • Informar a classe processual, assunto principal e fazer distribuição manual para o membro que estiver atuando no processo;
  • Informe um resumo bem curto para o que trata o processo, sem especificar os nomes das partes;
  • Marcar o processo como "Antigo" e informar da data da última portaria de prorrogação do processo;
  • Cadastrar as partes (se aplicável, especificar sigilo de cada parte);
  • Importar o pdf de todo o processo digitalizado escolhendo o formato "Arquivo" na aba Conteúdo; e
  • Salvar e assinar.
• Fazer conclusão do processo para o membro.

Membro

• Decretar o nível de sigilo adequado para o processo;
• Emitir despachos e fazer outras movimentações cabíveis; e
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico.

Agente de Apoio / Agente Técnico - Jurídico

• Emissão de ofícios e outras providências de acordo com o despacho do membro;
• Se for emitido documento com prazo especificado, cadastrar o respectivo prazo no sistema.

Arquivamento de Processos Extrajudiciais

Descrição

O arquivamento de processos extrajudiciais no MP Virtual ocorre em duas etapas. Na primeira o membro gera os movimentos de arquivamento conforme é citado abaixo, notifica as partes e envia para o CSMP, se aplicável. O segundo e último passo é o arquivamento definitivo, que faz com que o processo vá para caixa de arquivados.

Procedimentos recomendados

Membro

• Movimentar o processo com um dos movimentos abaixo e o tipo de documento Decisão/Despacho:
  • 020089 Procedimento Arquivado integralmente, com remessa do feito ao CSMP após cumprimento do TAC
  • 020090 Procedimento Arquivado integralmente, com remessa do feito ao CSMP, para homologação
  • 020109 Procedimento Arquivado integralmente, sem remessa ao CSMP.
  • 020091 Procedimento Arquivado parcialmente, com remessa do feito ao CSMP, para homologação
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio.

Agente de Apoio

• Providências de acordo com a decisão/despacho do membro, como a notificação das partes e cadastro de prazos.
• Um vez que as providências tenha sido atendidas e/ou prazos transcorridos, adotar as seguintes providências:
  • Para os movimentos com remessa do feito ao CSMP:
    • Enviar o processo para ao CSMP (digital no Arquimedes ou impresso, conforme definição da administração);
    • Cadastrar prazo com o tempo esperado para homologação do arquivamento do processo.
  • Após a homologação de arquivamento:
    • Gerar o movimento de "Juntada de documento" e adicionar a portaria de homologação de arquivamento; e
    • Arquivar (sem cota).
  • Para os movimentos sem remessa do feito ao CSMP:
    • Arquivar (sem cota).

Arquivamento para encaminhamento a órgão que não o usa o MP Virtual

Descrição

Caso seja necessário encaminhar o processo inteiro em definitivo para outra promotoria ou centro de apoio que não usa o MP Virtual, é necessário fazer o arquivamento do processo na sua versão eletrônica do MP Virtual, imprimir e enviar o processo físico para seu destino, conforme procedimentos abaixo.

Procedimentos recomendados

Membro

• Emitir despacho autorizando o arquivamento da versão eletrônica do processo do MP Virtual para encaminhamento para órgão competente em meio físico; e
• Fazer conclusão do processo para o Agente de Apoio.

Agente de Apoio

• Imprimir o processo usando a opção "Baixar processo como pdf";
• Usar a funcionalidade Arquivar (sem cota), selecionando o movimento 1003010 Encaminhamento para órgão competente em meio físico; e
• Tomar providência para o envio físico do processo a seu destino.

RAF - Gerar Arquivo para Envio

Descrição

Similar ao RAF do Promotor, versão offline ou versão online disponível no portal, a opção "RAF - Gerar Arquivo para Envio" do MP Virtual (disponível no menu "Promotoria") é de uso exclusivo dos membros, através de seu usuário e senha.

Nessa opção é possível:

• Visualizar todos os movimentos relacionados aos processos manipulados diariamente no MP Virtual, de qualquer órgão aonde tenha atuado;
• Visualizar todas as atividades não procedimentais cadastradas no sistema, de qualquer órgão aonde tenha atuado;
• Gerar o arquivo no formato xml com os dados do RAF para posterior envio a corregedoria pelo membro.

Observação

Caso o membro tenha atuado também em um órgão que não tenha o MP Virtual, deverá:

• Importar, para o RAF do Promotor, os dados do MP Virtual através do arquivo xml citado acima; e
• No RAF do Promotor, cadastrar as movimentações do órgão que não tenha o MP Virtual.

Dessa forma é possível o posterior envio a corregedoria de todas as atuações do membro.